I. IDENTIFICACION DEL CARGO
1.1. NIVEL	Descentralizado del orden Municipal “Empresa Social del Estado de II nivel de complejidad”
1.2. DENOMINACION DEL CARGO						Secretario				1.3. CÓDIGO	440
1.4. TOTAL CARGOS				2	1.5. CARGO DEL JEFE INMEDIATO:			Jefe oficina, subdirector científico, Gerente
1.6. ÁREA		Atención al usuario					1.7. SECCIÓN		Sub Gerencia Científica
1.8. DISTRIBUCIÓN			1.9. HORAS DE CONTRATO				1.10. GRADO	1.11. FUNCIONAL		1.12.DEPENDENCIA
(1) Uno			8				01	Secretaria		Oficina Administrativa
(1) Uno			8				04			Sub Gerencia Científica

II. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO:

Ejecutar y aplicar actividades de apoyo, complementarias a las tareas propias del nivel directivo o profesional, realizando labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución como administrar información conforme al sistema de gestión documental, donde por la naturaleza de las funciones las requiera el Hospital San Vicente de Paúl Empresa Social Estado de II nivel de complejidad.

III. FUNCIONES

3.1.Gestionar la correspondiente agenda de compromisos y reuniones de su superior, llevando a diario un estricto registro de las citas e informando su cumplimiento para que se ejecute conforme a su planificación e instrucciones impartidas por el jefe.

3.2.Tomar dictados y hacer transcripciones, elaborando documentos en procesadores de texto (Actas, convocatorias, cartas entre otras) cuadros en hojas de calculo, presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de Internet.

3.3.Llevar oportunamente el registro y control de todos los documentos y archivos de la oficina.

3.4.Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de manera interna y externa de acuerdo con sus instrucciones.

3.5. Atender personal y llamadas telefónicas del público y fijar las entrevistas que sean autorizadas por el jefe.

3.6. Llevar y mantener actualizado el archivo, la base de datos, el directorio telefónico y ser oportuno en el tramite de la correspondencia de la dependencia.

3.7. Manejar diariamente el archivo privado del área o dependencia de conformidad con las políticas diseñadas en la organización, con el fin de ejercer el control sobre los documentos prestados o en circulación.

3.8. Mantener la custodia, gestionar y responder por el estricto control y un buen manejo de la caja menor, tramitando oportunamente su reembolso para disponer oportunamente de los recursos necesarios y suplir las eventualidades de la dependencia.

3.9. Manejar con discreción absoluta las instrucciones, la información y correspondencia del jefe de la dependencia.

3.10. Velar por la consecución oportuna de los recursos necesarios, por la racional utilización de los disponibles, custodia y mantenimiento de los bienes a su cargo, manteniendo la adecuada disposición de su dependencia para dar respuesta a las necesidades de la institución.

3.11. Recepcionar las novedades de personal a cargo de la dependencia, tramitarlas y reportarlas a las instancias administrativas respectivas para garantizar su registro y certificación.

3.12. Cumplir con los objetivos concertados con su inmediato superior para obtener eficiencia en la prestación del servicio y calificar satisfactoriamente en la evaluación del desempeño.

3.13. Ejercer el autocontrol de todas las funciones que le sean asignadas, para mantener, mejorar y agregar valor en el buen desempeño publico en el propósito de su cargo.

3.14. Colaborar con la consecución y compilación de la información para la elaboración de los informes, planes, proyectos que le sean solicitados a la dependencia, con la debida aprobación de su superior para luego ser enviados oportunamente al solicitante.

3.15. Promover en su servicio o área de trabajo, la doctrina de la calidad, la pertinencia en la atención, la equidad, la eficiencia y la efectividad para que los usuarios de los diferentes servicios del Hospital queden satisfechos por la atención recibida.

3.16. Participar en la elaboración y actualización de normas, instructivos, manuales, guías y procedimientos para mejorar los servicios o procesos que presta su área o dependencia.

3.17. Participar con el apoyo de actividades auxiliares requeridas para la verificación y control de los compromisos pactados en los convenios docente asistenciales suscritos entre el hospital y las instituciones educativas, garantizando su debida ejecución sin poner en riesgo la integridad de los procesos y los diferentes usuarios.

3.18. Las demás funciones asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS.

5.1. Sistema General de Seguridad Social (Ley 100 de 1993).

5.2. Windows, office, Base de datos, Internet.

5.3. Técnicas de escritura y documentación.

5.4. Manejo archivístico de la documentación (Ley 594/00).

VI. REQUISITOS DEL CARGO:
6.1.Estudio:	Diploma de bachiller técnico comercial.
6.2. Experiencia:	Laboral: Veintiocho (28) meses.

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